Descubra o melhor emissor de nota fiscal para sua empresa

Quais são os tipos de programa e as notas fiscais que eles devem emitir?

Entre os diversos programas para emissão de NF-e disponíveis no mercado, há também o gratuito, oferecido pelo governo em parceria da Sefaz com o Sebrae. A principal diferença entre esse programa e os softwares comercializados, é que ele não oferece recursos importantes, como a integração com o sistema de gestão da empresa e automação dos processos.

O programa emissor de nota fiscal é um sistema que simplifica a comunicação com a Sefaz, gerando modelos de documentos eletrônicos com informações preenchidas e validadas de maneira correta. Para além dessas funções, um bom software oferece assinatura com Certificado Digital, enviando automaticamente a nota fiscal para o cliente.

Além disso, ele deve ter a capacidade de emitir e gerenciar os diferentes tipos de nota fiscal, como:

• Nota Fiscal eletrônica (NF-e) — substitui as antigas notas 1 e 1A, sendo obrigatória na comercialização de produtos com incidência de ICMS e IPI;
• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) — registra a prestação de serviços, emitida em formato XML;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) — é obrigatória para empresas do segmento de transporte rodoviário;
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) — substitui o cupom fiscal gerado em impressora ECF, emitida apenas em vendas para pessoas físicas;
• Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) — agrega as CT-es para o transporte de mercadorias. Esse documento agiliza a fiscalização, identifica o material embarcado e reduz o índice de erros no registro de produtos.

Como funciona o emissor de NF-e?

Para compreender a importância de uma boa escolha de emissor de nota fiscal, antes, é preciso entender o que é necessário para a emissão desse documento e como ela é feita. Veja, a seguir, o passo a passo:

• certificação — adquira um certificado digital, documento que confere e valida as informações da empresa;
•  credenciamento — registre o negócio na Secretaria da Fazenda do estado responsável, em todas as UFs em que a empresa estiver atuando;
• contratação de um sistema — contrate um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

A partir desses primeiros passos, a emissão de notas fiscais ocorre da seguinte maneira:

• sistema emissor envia as informações de venda ou compra de serviços e produtos;
• Sefaz procede à validação da transação;
• NF-e é enviada à empresa por meio de arquivo XML;
• Sefaz gera um documento auxiliar (DANFE) que acompanha o produto;
• empresa baixa o DANFE e NF-e, podendo armazenar e enviar os documentos fiscais ao cliente;
• o sistema gera um cupom fiscal para o cliente.

As notas fiscais geradas podem ser utilizadas pela empresa para a escrituração contábil, fechamento de caixa e geração de relatórios.

Quais são as características do melhor emissor de nota fiscal?

O melhor emissor de nota fiscal é aquele que oferece muito mais do que a eficiência na obrigação contábil, facilitando todo o processo. Nesse sentido, uma boa escolha gera economia de tempo e diferenciais competitivos. Isso inclui o atendimento, a gestão dos impostos e a otimização de tarefas. Veja a seguir as principais características que o sistema deve apresentar.

Mobilidade

Antes de optar por um emissor de NF-e, verifique se o sistema pode ser acessado de qualquer lugar. Isso porque, para agilizar as tarefas, o programa deve permitir acesso a todas as funcionalidades fora da empresa, seja por meio de um computador, celular ou tablet.

Para isso, o armazenamento em nuvem é a melhor opção. Além disso, é importante verificar se o sistema conta com criptografia para a proteção de dados. Afinal, isso garante a segurança de senhas e informações.

Cálculo automático de impostos

O emissor de NF-e deve ter a capacidade de memorizar os principais impostos aplicados sobre os produtos constantes das notas fiscais, como ICMS, PIS e Cofins, e fazer o cálculo da taxa tributária de maneira automática, garantindo mais segurança no atendimento às exigências legais.

Comunicação com o contador e clientes

O emissor de notas fiscais deve permitir ao contador da empresa acesso imediato a documentos, relatórios e dados importantes sobre a gestão financeira do negócio. Com isso, é possível centralizar as informações e aumentar a produtividade.

Além da comunicação com a contabilidade, é importante saber como é realizada a comunicação com o cliente. Um sistema eficiente deve facilitar todas as demandas e permitir o envio de uma nota com poucos cliques.

Suporte especializado e ágil

Esse é um aspecto fundamental que deve ser considerado na escolha de um emissor de notas fiscais. Caso tenha dúvidas sobre o uso do programa ou a respeito de um determinado procedimento, um suporte ágil e especializado para atendimento é indispensável.

Dessa forma, verifique se o fornecedor oferece canais de atendimento, como telefone, e-mail e chat. Também é preciso avaliar como ele é realizado, dando preferência à comunicação humanizada. Isso porque, quando o cliente é atendido por uma pessoa, consegue obter ajuda e resolver um problema de maneira mais fácil, pontual e ágil do que em um tratamento robotizado.

Certificação digital e sistema integrado

Um emissor eficiente permite que você assine a nota fiscal com um Certificado Digital e oferece a possibilidade de uma gestão integrada. Isso facilita a comunicação com a Secretaria da Fazenda de seu Estado, com o seu contador e clientes.

Memorização de base de cadastros

O melhor emissor de notas deve apresentar boas funções de memorização para a base de cadastros. Esse é um aspecto diretamente ligado ao aumento da agilidade e produtividade, pois, quando um CNPJ for digitado, o sistema preencherá as demais informações de maneira automática. Isso também é válido para o cadastro de produtos, que serão memorizados com todos os impostos e outros dados importantes, pré-configurados.

O que considerar antes de decidir?

Além dos aspectos mencionados, o principal cuidado ao escolher um emissor de nota fiscal é verificar se o sistema é adequado à empresa. Para tanto, avalie as demandas como número mensal de notas emitidas. Esse é um aspecto relevante porque alguns programas, como os gratuitos, limitam a quantidade.

Nesse sentido, a melhor opção é um sistema sem restrições para emissão de notas, como o Alterdata NF-easy, uma solução desenvolvida para auxiliar na implementação dos documentos fiscais eletrônicos. Esse software especializado conjuga a nota fiscal com a assinatura eletrônica para enviá-la ao site da Receita Federal. Além disso, monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo XML pela empresa.

Como vimos, os sistemas automatizados conseguem agilizar diversas atividades burocráticas e repetitivas na rotina das empresas, aumentando a produtividade e a segurança. Entretanto, saber escolher o melhor emissor de nota fiscal que atenda às necessidades e às características do seu negócio é essencial para que o processo seja eficiente.

Agora que você já sabe como escolher o melhor emissor de nota fiscal, entre em contato com a Alterdata e conheça as soluções que ela pode proporcionar para a sua empresa!