Erros na Escrituração Fiscal: como evitar e manter sua empresa em dia com o Fisco
A Escrituração Fiscal é uma das obrigações mais importantes e delicadas para as empresas brasileiras. Seja no envio de documentos ao SPED ou na conciliação de informações com a SEFAZ, qualquer erro pode gerar autuações, multas e até o bloqueio da inscrição estadual.
Neste artigo, vamos abordar os principais erros cometidos na escrituração fiscal, seus impactos e como evitá-los com tecnologia e processos inteligentes. Acompanhe!
O que é Escrituração Fiscal?
É o processo pelo qual empresas registram todas as suas movimentações financeiras e tributárias, com base em documentos fiscais, para prestar contas ao governo. Esses dados são enviados eletronicamente, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), em especial os blocos da EFD ICMS/IPI, que reúnem as operações relativas a esses dois tributos.
Os principais erros na Escrituração Fiscal
1. Falta de documentos fiscais na escrituração
Deixar de registrar notas fiscais recebidas reduz a base de cálculo dos tributos - como o ICMS - o que é considerado infração grave. Em estados como São Paulo, a multa pode chegar a 10% do valor da operação por documento não escriturado.
2. Erros de código e descrição de produtos
Códigos duplicados ou descrições inconsistentes entre documentos podem gerar questionamentos do Fisco, confusão no estoque e problemas gerenciais. Cada item precisa ter um código único e coerente em todas as obrigações fiscais.
3. Omissão do fator de conversão
Empresas que compram em uma unidade (como "caixa") e vendem em outra ("unidade") devem obrigatoriamente informar o fator de conversão no Registro 0220. A ausência desse dado gera divergências no estoque e no Bloco K.
4. Inconsistência nos valores totais das notas
A soma dos itens e encargos deve bater com o total informado no documento fiscal. Divergências são facilmente detectadas pelos validadores da Receita e causam rejeição no SPED.
5. Inclusão indevida de campos de impostos
Campos de base de cálculo, alíquotas e valores de ICMS e IPI só devem ser preenchidos quando houver direito ao crédito tributário. Informações incorretas geram inconsistências graves.
6. Sequência incorreta ou ausência de blocos obrigatórios
Mesmo sem movimentação, todos os blocos do SPED devem ser abertos e encerrados corretamente. Ignorar esse ponto compromete a estrutura do arquivo e pode gerar penalidades.
7. Falta de conciliação com a SEFAZ
Não conferir os documentos que constam no seu sistema com os que estão na base da SEFAZ pode deixar sua empresa "no escuro". Notas canceladas, inutilizadas ou divergentes impactam diretamente a conformidade fiscal.
Como evitar erros na escrituração fiscal?
Evitar erros exige mais do que atenção: é preciso estrutura, processos e ferramentas que ofereçam precisão. Veja as principais práticas recomendadas:
- Garanta o recebimento de todos os XMLs: Um software de monitoramento fiscal pode capturar automaticamente as NF-es emitidas contra o seu CNPJ, reduzindo riscos de omissões.
- Atualize regularmente a tabela NCM: Mudanças frequentes na Nomenclatura Comum do Mercosul afetam a validação dos arquivos fiscais. Mantenha suas tabelas sempre atualizadas.
- Automatize a conciliação fiscal: Soluções como o Fiscal.io Monitor conectam-se à SEFAZ e ao seu sistema contábil, exibindo em uma única tela as notas pendentes, escrituradas ou canceladas.
- Treine sua equipe: Profissionais atualizados evitam erros comuns e compreendem melhor as exigências do SPED.
Em resumo, a Escrituração Fiscal exige precisão, atenção aos detalhes e, cada vez mais, tecnologia. Com um sistema eficiente, automações e rotinas bem definidas, sua empresa reduz os riscos fiscais e opera de forma muito mais segura.
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