Saiba como extrair XML de uma nota fiscal
O que é o arquivo XML da nota fiscal?
XML é um formato de arquivo digital que converte documentos com dados organizados. Trata-se de um formato universal e, por causa de suas características, foi eleito como o oficial da nota fiscal eletrônica brasileira.
Esse formato é seguido no país todo, de acordo com o padrão nacional de escrituração fiscal. Mas o que significam essas três letrinhas?
XML quer dizer eXtensible Markup Language, o que pode ser traduzido para linguagem segura, leve e prática.
Leve, porque um arquivo XML não pesa tanto quanto um PDF ou documento de texto. Sendo assim, torna-se mais fácil armazená-lo digitalmente, pois não ocupa tanto espaço.
Ah! É uma exigência legal guardá-lo por no mínimo cinco anos.
Para que serve o XML da nota fiscal?
Sendo o XML o formato padrão de registro de informações, você deve estar se perguntando sobre a função dele na nota fiscal eletrônica.
Bem, antes de te contar, é importante saber que o arquivo do tipo XML é muito seguro e difícil de adulterar. Esse tipo de formato é gerado por um software específico, o mesmo capaz de ler suas informações e convertê-las em outros formatos de arquivo, como o PDF.
Por esse motivo, o XML da nota fiscal eletrônica comprova que a operação comercial ocorreu com total segurança.
Quais são as vantagens de usar esse tipo de arquivo?
Por ser muito seguro e digital, o formato XML garante algumas vantagens para as notas fiscais eletrônicas e, consequentemente, as empresas que utilizam esse tipo de arquivo. Veja quais:
- diminui o uso e os custos com papel;
- sua empresa amplia o espaço físico, porque deixa de guardar arquivos impressos;
- torna prática e simples a troca de informações fiscais entre todos os envolvidos em uma operação fiscal, dos contadores ao Fisco.
- deixa mais fácil a localização de uma nota fiscal específica, pois basta procurar pelo nome do arquivo no sistema.
Outra vantagem do formato XML da nota fiscal eletrônica é que esse arquivo é constantemente atualizado, então tem sua barreira de segurança reforçada constantemente.
A cada nova versão, o layout melhora e estimula a otimização dos softwares que fazem a geração e leitura desse tipo de arquivo.
E como é digital, o formato XML pode ser enviado automaticamente para a contabilidade do seu negócio.
Quais informações são disponibilizadas no arquivo XML da nota fiscal?
Por ser um formato de arquivo com dados organizados, o XML contém uma série de informações obrigatórias que comprovam a operação comercial. Listamos algumas:
- Informações da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de entrada e saída, bem como o valor total da nota;
- Informações do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e IE — ou os dados da pessoa física;
- Informações do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, IE e código do município do fato gerador do ICMs;
- Informações do ICMS: dados sobre a base de cálculo, frete, seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins.
- Informações da operação comercial: descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços;
- Informações de cobrança do comprador: endereço e a forma de pagamento combinada;
- Informações sobre o transporte: tipo de frente, dados do transportador e sobre o veículo (placa e RNTRC) e informações acerca da quantidade, peso líquido e bruto do item.
O XML da nota fiscal eletrônica contém ainda as demais informações adicionais sobre a DANFe que sejam necessárias.
Como extrair XML de uma nota fiscal?
Para ver e extrair o XML de uma nota fiscal, você vai precisar utilizar um programa específico. Caso contrário, a visualização será de um texto simples no navegador ou no bloco de notas.
A abertura e extração do XML garante uma visualização prática, facilitando o gerenciamento do conteúdo. Por meio do programa, é possível ainda gerenciar muitos arquivos XML de uma única vez.
O software Alterdata Shop permite fazer isso. Veja o passo a passo:
- Abra o software Shop e, na tela principal, clique na aba Contador.
- Selecione a opção Gerenciador de XML.
- Se estiver utilizando esse módulo pela primeira vez, alguns dados serão solicitados e deverão ser preenchidos.
- Preencha os filtros de acordo com os dados que precisa enviar à contabilidade.
- Note que serão exibidos na tela os arquivos filtrados e habilitados. No topo, três botões se destacam: Extrair XML, Enviar por E-mail e Exportar Excel.
- Ao clicar na opção Extrair XML, o sistema gera os XMLs na pasta definida em configurações e apresenta a opção de abrir o local do arquivo.
- Se escolher Enviar por E-mail, o Shop apresenta a tela para confirmar o e-mail, assunto, corpo do e-mail e arquivos XML filtrados. Basta conferir, editando alguma informação se necessário, e clicar no botão Enviar.
- Em Exportar Excel, o sistema abre uma tela para escolher o local que deseja salvar o Excel dos XMLs filtrados e informar o nome do arquivo.
- Assim que finalizar, clique no botão Salvar. O sistema apresentará uma mensagem informando que o arquivo foi gerado com sucesso no diretório escolhido.
Viu como é fácil extrair XML de uma nota fiscal?
Quer fazer isso de qualquer lugar? Com a Alterdata é muito fácil. Conheça nosso software para sua empresa!
