Entenda de uma vez como funciona a NFC-e

Antigamente, vários pequenos, médios e grandes empreendedores usavam papéis para documentar suas compras e vendas. Hoje em dia, lojas de bairro e profissionais informais ainda trabalham assim. No entanto, agora temos algo completamente digital que facilita a vida de muitos negócios: a NFC-e.

Trata-se da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, e todas as empresas que seguem as normas vigentes no nosso país devem utilizar esse documento. É com ele que o governo consegue fiscalizar todas as transações que estão acontecendo no seu empreendimento.

Mesmo sendo tão importante, muitos diretores de empresas ainda têm dúvidas sobre o seu funcionamento. Afinal, as regras de emissão mudam até mesmo de acordo com o estado! Quer saber um pouco mais sobre o assunto? Então continue lendo o artigo e descubra tudo.

O que é a NFC-e

A NFC-e é um documento fiscal eletrônico voltado ao cliente final e inteiramente alinhado ao SPED fiscal. Ela veio para substituir as antigas Notas Fiscais de Venda ao Consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal que era emitido por impressoras ECF.

Devido às suas características, ela pode emitir o DANFE em uma impressora comum. Isso facilita o trabalho do emissor, que não precisa gastar muito tempo e dinheiro comprando acessórios e requisitando permissões ao governo.

Aliás, o sistema ágil da NFC-e ajuda bastante as organizações governamentais a fiscalizar e combater a sonegação. A partir do documento, o repasse de informações fiscais é facilitado.

Vantagens da emissão de NFC-e

Um sistema moderno e digital costuma facilitar a vida de todas as partes envolvidas no novo processo, não é mesmo? Isso também aconteceu depois da implementação da NFC-e no Brasil — e podemos citar alguns ótimos benefícios neste artigo.

Impressão de cupons fiscais facilitada

Antigamente, quem quisesse emitir notas fiscais precisaria do Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Para utilizá-lo, todo negócio precisaria de uma impressora específica integrada ao Programa Aplicativo Fiscal.

Caso esse aparelho apresentasse algum problema, a situação ficava complicada. Isso porque apenas empresas licenciadas pelo fisco poderiam consertá-lo, burocratizando e dificultando o processo.

Hoje em dia, não temos mais nenhuma dessas dificuldades. Graças à NFC-e, o arquivo é completamente virtual e eletrônico. Sendo assim, o consumidor pode receber notas fiscais impressas em aparelhos comuns.

Redução do uso de papel

Pela característica virtual da NFC-e, apenas o DANFE deve ser impresso ao consumidor. Dessa maneira, deixa de existir a necessidade de imprimir muitos papéis para se manter dentro da lei.

Autorização única da SEFAZ

Agora, não é preciso autorizar cada ponto de venda de uma empresa. Mais uma vez, devido à característica virtual da NFC-e, basta ter uma unidade operacional autorizada e replicar o sistema em um computador de cada filial.

Como emitir a NFC-e

Muitos diretores de empresas confundem a NFC-e com o DANFE, sendo que apenas a primeira vale para fins tributários. De acordo com princípios do SPED, atualmente a fiscalização da Receita Federal só acontece no ambiente eletrônico.

Além disso, a NFC-e conta com informações completas relativas à transação, enquanto o DANFE é apenas um espelho com informações resumidas sobre o evento. Ou seja, este é um documento voltado ao consumidor, não ao fisco.

Sabendo disso, você precisa dos seguintes requisitos para emitir suas NFC-e:

• Inscrição Estadual (IE) em dia;
• impressora não fiscal (deskjet, laser ou térmica);
• computador devidamente conectado à internet;
• credencial na SEFAZ com permissões emitidas pelo órgão fazendário;
• Código de Segurança do Contribuinte — CSC, item dado pela SEFAZ após o credenciamento da empresa;
• Certificado Digital de Pessoa Jurídica, padrão ICP-Brasil. Esse item deve conter o número do CNPJ de algum dos seus estabelecimentos, se houver mais de uma unidade;
• software emissor de NFC-e.

Como visto, seu negócio precisará de uma assinatura eletrônica para validar as NFC-e emitidas. Isso pode ser feito junto a órgãos estatais ou privados que façam a formalização, tais como a Caixa Econômica Federal, Certisign, Serasa Experian ou Docusign.

Para se credenciar na SEFAZ, você precisa verificar como isso é feito no seu estado. Como dito no início do artigo, cada região tem um procedimento diferente. Depois de cumprir todos esses requisitos, você poderá emitir notas fiscais.

O emissor não precisa se preocupar se a internet cair na hora da venda, pois é possível usar a contingência offline. Com esse recurso, ele poderá emitir a NFC-e sem que o Fisco dê uma autorização prévia.

Nesse caso, a empresa só tem uma obrigação: enviar a nota à SEFAZ em até 24 horas depois de efetuar a venda. Dessa maneira, tudo ainda fica dentro dos padrões legislativos.

Importância de ter um software de gestão

Por ser um procedimento virtual, é importantíssimo ter um software de gestão que auxilie o trabalho. Afinal, qualquer empresa pode ter grandes problemas de frente de caixa por não conseguir contabilizar adequadamente todas as transações que forem feitas.

Ter um software de gestão completo e atualizado também é crucial, pois alguns programas antigos ainda não estão prontos para gerar arquivos XML relativos à NFC-e. Sendo assim, dados podem ser perdidos, deixando seu negócio exposto a possíveis fiscalizações.

No entanto, vale ressaltar que algumas regras antigas continuam. Uma delas é o fato de que o emissor é obrigado a guardar todos os cupons fiscais emitidos durante 5 anos. Isso pode ser feito no disco rígido do seu computador, em HDs externos, em serviços na nuvem etc. Mas é fundamental ter um software de gestão que possa ajudar nessa tarefa.

NFC-e 4.0

Desde outubro de 2018, já trabalhamos com a NFC-e 4.0, que trouxe algumas mudanças à Nota Fiscal. E a principal delas é relativa ao processo de consulta da nota. Agora, a URL de consulta tem um padrão que é apresentado no QR Code de cada documento que for impresso.

A formação do QR Code da NFC-e online contém menos elementos, seguindo o padrão internacional ISO/IEC 18004. Enquanto isso, a versão offline segue o sentido oposto, exigindo mais dados.

Gostou do artigo? Entendeu o que é a NFC-e, suas vantagens, como emiti-la e suas modificações recentes? Então assine nossa newsletter para saber mais sobre esse e outros temas relativos à gestão financeira!