Armazenamento de NF-e: como guardar o XML corretamente?

Manter o departamento fiscal organizado é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Nesse contexto, precisamos destacar uma obrigação acessória tributária estabelecida em lei tanto para o emissor quanto para o destinatário: o armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) em formato XML.

Há quem acredite que as versões em papel são mais importantes que os arquivos digitais. Na verdade, porém, são apenas documentos auxiliares. O que importa mesmo é o XML, que contém dados mais completos em relação à transação. O armazenamento de NF-e deve, então, figurar entre as preocupações do escritório contábil.

Para isso, é preciso estar preparado, uma vez que as NF-es não ficam para sempre no banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Para ter acesso a esses arquivos sempre que quiser, portanto, o escritório preciso tê-los em seu próprio sistema. Daí surge a necessidade de uma estrutura para esse armazenamento.

Vale ressaltar desde já que, por uma exigência da Receita Federal, as empresas precisam guardar esses documentos por pelo menos 5 anos, mais o tempo restante no exercício vigente na data de sua emissão, mantendo-os sempre à mão.

Quer saber mais sobre NF-es, XMLs e como fazer seu armazenamento da melhor forma no escritório contábil? Então acompanhe os próximos tópicos!

O que são esses tais arquivos XML?

O que você tem que guardar é que o XML é a versão digital da NF-e. Esse formato segue o padrão de escrituração fiscal nacional e contém as seguintes informações:

• número, data de emissão, série, modelo e valor total da NF-e;
• CNPJ, nome, razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS do emitente;
• CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social do destinatário;
• descrição, unidade, quantidade e valor dos produtos e serviços;
• base de cálculo do ICMS, valor do frete, dos produtos e do seguro, PIS, IPI e COFINS;
• CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e peso bruto);
• forma de pagamento e endereço da cobrança;
• fonte de impressão e outros dados de interesse do contribuinte.

Como armazenar as NF-es e os XMLs?

O processo que permite guardar as NF-es e seus respectivos arquivos XMLs é relativamente simples. Basicamente, basta baixá-los do portal da Sefaz e, em seguida, guardá-los em uma plataforma que garanta seu armazenamento com a devida segurança. Para escolher a plataforma ideal para esse processo, entretanto, alguns fatores devem ser considerados.

Antes de mais nada, entenda: as tradicionais mídias físicas, como discos rígidos, pen drives, CDs e similares, não são completamente seguras, pois podem sofrer avarias ou até mesmo ser perdidas, fazendo com que a empresa fique sem seus arquivos. É preciso, portanto, recorrer a outros recursos.

Com o avanço tecnológico, a computação em nuvem ganhou destaque. Hoje, é uma das melhores apostas para o armazenamento de NF-e. Isso se justifica pelo fato de a nuvem livrar a empresa do risco de receber multas por falta de documentos fiscais enquanto ajuda a manter tudo organizado.

Não só a probabilidade de perda de arquivos na nuvem é muito menor como, além disso, a integridade dos documentos é mantida pelos backups constantes feitos de forma automática.

Outra vantagem do armazenamento de NF-es na nuvem está na facilidade proporcionada ao compartilhamento de informações. Quando documentos são compartilhados pela nuvem, todos os profissionais autorizados têm acesso a eles de forma rápida e segura. Assim, sem a necessidade de fazer impressões, os processos se tornam muito mais ágeis e a organização, mais sustentável.

O que é a computação na nuvem?

Diariamente, a computação na nuvem avança pelas mais diferentes áreas da vida, indo do ambiente doméstico ao segmento corporativo. E por mais que esse conceito pareça abstrato, a verdade é que a nuvem é bastante real. Tanto que a grande maioria de nós já teve algum contato com ela, mesmo sem fazer ideia disso.

Quem usa o Gmail, o e-mail da Google, por exemplo, usa a computação em nuvem a cada consulta que faz à sua lista de mensagens. Quando você verifica sua conta no Facebook ou seu perfil no Instagram, a nuvem também está lá. Se fizer transações no internet banking, você entra mais uma vez em contato com ela.

Basicamente, todos os serviços online estão guardados em servidores de computação em nuvem. E essa é uma das suas grandes vantagens: tudo o que está lá pode ser acessado pelo navegador! É por isso que não é preciso ter um programa do Gmail, do Facebook ou do banco instalado no computador, por exemplo.

Embora a estrutura da nuvem seja invisível para o usuário, é composta por servidores reais, onde as informações são devidamente armazenadas e compartilhadas. É por isso que, a partir do seu navegador, você consegue acessar sites e ferramentas que estão hospedados na internet.

Como são muitas as vantagens do uso da nuvem, vamos focar em uma das maiores: a mobilidade. Com todas as informações disponíveis online, é possível ter acesso aos dados de qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo, desde que tenha acesso à internet. Assim, os profissionais de escritórios contábeis podem trabalhar remotamente, usando as ferramentas disponíveis no ambiente virtual.

Como gerenciar o armazenamento de NF-e?

Quando as NF-es e seus XMLs estão na nuvem, é possível acessá-los facilmente. Além disso, ao adotar uma plataforma adequada, o negócio consegue buscar, gerenciar e armazenar documentos fiscais de diversos modelos.

Com uma boa ferramenta, todas as NF-es recebidas pelos clientes do escritório contábil podem ser importadas automaticamente do site da Receita. Depois, o sistema as armazena com segurança e praticidade. Já as NF-es emitidas podem ser enviadas diretamente para a ferramenta por meio de um aplicativo instalado no desktop.

Além disso, o recurso certo é capaz de proteger os clientes do seu escritório contábil contra fraudes. Como as NF-es emitidas são automaticamente baixadas do site da Receita ou da prefeitura, documentos gerados indevidamente são rapidamente identificados.

Para fazer um armazenamento de NF-e eficiente, o escritório contábil precisa usar um software moderno, eficiente e descomplicado. Isso é essencial para conquistar e fidelizar clientes, pois permite uma prestação de serviço impecável. Se você está em busca de uma plataforma para fazer tudo isso.

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