Saiba como extrair XML de uma nota fiscal

O que é o arquivo XML da nota fiscal?

XML é um formato de arquivo digital que converte documentos com dados organizados. Trata-se de um formato universal e, por causa de suas características, foi eleito como o oficial da nota fiscal eletrônica brasileira.

Esse formato é seguido no país todo, de acordo com o padrão nacional de escrituração fiscal. Mas o que significam essas três letrinhas?

XML quer dizer eXtensible Markup Language, o que pode ser traduzido para linguagem segura, leve e prática.

Leve, porque um arquivo XML não pesa tanto quanto um PDF ou documento de texto. Sendo assim, torna-se mais fácil armazená-lo digitalmente, pois não ocupa tanto espaço.

Ah! É uma exigência legal guardá-lo por no mínimo cinco anos.

Para que serve o XML da nota fiscal?

Sendo o XML o formato padrão de registro de informações, você deve estar se perguntando sobre a função dele na nota fiscal eletrônica.

Bem, antes de te contar, é importante saber que o arquivo do tipo XML é muito seguro e difícil de adulterar. Esse tipo de formato é gerado por um software específico, o mesmo capaz de ler suas informações e convertê-las em outros formatos de arquivo, como o PDF.

Por esse motivo, o XML da nota fiscal eletrônica comprova que a operação comercial ocorreu com total segurança.

Quais são as vantagens de usar esse tipo de arquivo?

Por ser muito seguro e digital, o formato XML garante algumas vantagens para as notas fiscais eletrônicas e, consequentemente, as empresas que utilizam esse tipo de arquivo. Veja quais:

• diminui o uso e os custos com papel;
• sua empresa amplia o espaço físico, porque deixa de guardar arquivos impressos;
• torna prática e simples a troca de informações fiscais entre todos os envolvidos em uma operação fiscal, dos contadores ao Fisco.
• deixa mais fácil a localização de uma nota fiscal específica, pois basta procurar pelo nome do arquivo no sistema.

Outra vantagem do formato XML da nota fiscal eletrônica é que esse arquivo é constantemente atualizado, então tem sua barreira de segurança reforçada constantemente.

A cada nova versão, o layout melhora e estimula a otimização dos softwares que fazem a geração e leitura desse tipo de arquivo.

E como é digital, o formato XML pode ser enviado automaticamente para a contabilidade do seu negócio.

Quais informações são disponibilizadas no arquivo XML da nota fiscal?

Por ser um formato de arquivo com dados organizados, o XML contém uma série de informações obrigatórias que comprovam a operação comercial. Listamos algumas:

• Informações da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de entrada e saída, bem como o valor total da nota;
• Informações do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e IE — ou os dados da pessoa física;
• Informações do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, IE e código do município do fato gerador do ICMs;
• Informações do ICMS: dados sobre a base de cálculo, frete, seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins.
• Informações da operação comercial: descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços;
• Informações de cobrança do comprador: endereço e a forma de pagamento combinada;
• Informações sobre o transporte: tipo de frente, dados do transportador e sobre o veículo (placa e RNTRC) e informações acerca da quantidade, peso líquido e bruto do item.

O XML da nota fiscal eletrônica contém ainda as demais informações adicionais sobre a DANFe que sejam necessárias.

Como extrair XML de uma nota fiscal?

Para ver e extrair o XML de uma nota fiscal, você vai precisar utilizar um programa específico. Caso contrário, a visualização será de um texto simples no navegador ou no bloco de notas.

A abertura e extração do XML garante uma visualização prática, facilitando o gerenciamento do conteúdo. Por meio do programa, é possível ainda gerenciar muitos arquivos XML de uma única vez.

O software Alterdata Shop permite fazer isso. Veja o passo a passo:

1. Abra o software Shop e, na tela principal, clique na aba Contador.
2. Selecione a opção Gerenciador de XML.
3. Se estiver utilizando esse módulo pela primeira vez, alguns dados serão solicitados e deverão ser preenchidos.
4. Preencha os filtros de acordo com os dados que precisa enviar à contabilidade.
5. Note que serão exibidos na tela os arquivos filtrados e habilitados. No topo, três botões se destacam: Extrair XML, Enviar por E-mail e Exportar Excel.
6. Ao clicar na opção Extrair XML, o sistema gera os XMLs na pasta definida em configurações e apresenta a opção de abrir o local do arquivo.
7. Se escolher Enviar por E-mail, o Shop apresenta a tela para confirmar o e-mail, assunto, corpo do e-mail e arquivos XML filtrados. Basta conferir, editando alguma informação se necessário, e clicar no botão Enviar.
8. Em Exportar Excel, o sistema abre uma tela para escolher o local que deseja salvar o Excel dos XMLs filtrados e informar o nome do arquivo.
9. Assim que finalizar, clique no botão Salvar. O sistema apresentará uma mensagem informando que o arquivo foi gerado com sucesso no diretório escolhido.

Viu como é fácil extrair XML de uma nota fiscal?

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