Não cometa os 8 principais erros fiscais e fuja de problemas

1. Não realizar um planejamento tributário

Um erro bem grave que muitos cometem é não fazer um planejamento fiscal. Muitos ainda pensam que realizar esse trabalho é um luxo. Contudo, ele é crucial à sobrevivência de qualquer negócio contábil.

O porquê de isso acontecer é que o Brasil tem uma das cargas tributárias mais difíceis do mundo. Isso se nota não só pela densidade dos impostos, mas também na complexidade instrumental que é o cumprimento de todas as obrigações com a burocracia excessiva da administração pública.

2. Definir as alíquotas erradas

Você certamente já ouviu muito sobre alíquota tributária — a variável do cálculo de impostos, que pode tanto diminuir quanto aumentar o valor a ser pago. Logo, é preciso entender que cada imposto tem sua própria alíquota tributária.

Quando ela é escolhida de forma errada, muitas dores de cabeça surgem ao emitir as notas fiscais, sobretudo em relação ao Imposto Sobre Serviço (ISS) e ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Se uma pessoa vende cursos online, por exemplo, é preciso ficar atenta à alíquota tributária do ISS, que incide sobre a prestação de serviços. Qualquer erro nesse sentido pode levar à sonegação de impostos, gerando multas e outros problemas.

Já a alíquota do ICMS, como sabemos, tem variação em cada Estado. Isso significa que o transporte de um produto entre São Paulo e Mato Grosso pode não ser tributado do mesmo modo que entre Paraná e Minas Gerais, por exemplo.

3. Não ter um certificado digital válido

O certificado digital é utilizado para fazer assinaturas virtuais. A finalidade dessa tecnologia é a de assegurar autenticidade, integridade e validade jurídica a contratos, demonstrações contábeis, Notas Fiscais Eletrônicas (NFS-e) e demais documentos eletrônicos.

É fundamental adquirir um certificado digital que esteja dentro do prazo de validade e que seja emitido nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — a ICP-Brasil.

4. Errar ao emitir as notas fiscais

A NFS-e pode apontar diversos erros por várias razões. O Recibo Provisório de Serviços (RPS), por exemplo, pode apresentar data alterada. É preciso ter em mente que o RPS tem que ter data posterior ou igual à habilitação do prestador do serviço.

Se o código de área municipal não existe, você terá que fazer uma consulta à tabela do IBGE. Agora, se o RPS já está informado, é necessário corrigir a numeração. Por fim, se a Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE) está inexistente é porque o código informado contém erro.

5. Não atentar às mudanças tributárias

É indispensável que você esteja por dentro de todas as mudanças que acontecem na legislação brasileira. Esse é, sem dúvida, um requisito relevante se quiser manter seu negócio funcionando em conformidade com a lei.

Isso evita erros fiscais e fortalece sua autoridade no mercado. Além do mais, você certamente não quer perder dinheiro com cargas tributárias extras e enormes multas, certo?

6. Não conhecer a fundo carga tributária

Quando a gestão fiscal do seu cliente contábil é ignorada, não se sabe quanto é recolhido de tributos. Isso é o mesmo que desconsiderar o valor de insumos e da matéria-prima no processo de produção — ou seja, é tão importante quanto os dados de custos de um negócio.

Portanto, conheça a fundo a carga tributária do empreendimento assistido se deseja ter sucesso no resultado dos serviços prestados.

7. Não saber diferenciar os tipos de notas fiscais

Muitas pessoas confundem NFS-e e NF-e, mas é fundamental diferenciá-las. A primeira é destinada ao recolhimento do ISS, logo, é o documento correto aos prestadores de serviços. Vale lembrar que essa nota tem algumas características diferentes se comparada às outras:

• é emitida depois do término do serviço;
• o prazo de cancelamento vai depender da cidade onde o negócio está localizado;
• é emitida na hora da prestação do serviço;
• o cancelamento só pode ser feito em até cinco dias depois da emissão da nota.

Já a segunda é utilizada para recolher o ICMS, como na venda de mercadorias.

8. Não armazenar as notas fiscais de um jeito organizado

O formato eletrônico da NFS-e é o XML. Esse documento digital inclui dados sobre a transação, incluindo impostos incidentes, e-mail do destinatário, CNAE, regime tributário etc. Normalmente, o tomador do serviço também recebe a nota nesse modelo, que pode ser revertido em PDF.

Esse é um padrão no Brasil, pois facilita a transmissão, fiscalização e armazenamento dos documentos digitais. O que precisa ficar claro é que o armazenamento dessas notas deve ser feito por, no mínimo, cinco anos somados ao não vigente. Se isso não for feito, você certamente vai enfrentar problemas graves com a Receita.

A área fiscal lida com diversas atividades a fim de assegurar o compliance fiscal de um negócio. São muitas as exigências municipais, estaduais e federais a se observar. E um excelente caminho para lidar com esses processos tão complexos é automatizá-los.

Usando as soluções digitais você é capaz de eliminar ou reduzir significativamente os processos manuais. As vantagens são inúmeras, como:

• facilidade em assegurar o compliance fiscal;
• redução do tempo na execução de rotinas, o que aumenta a produtividade da empresa;
• eficiência no pagamento de tributos;
• melhoria da comunicação interna do negócio;
• condições de proporcionar a integração de informações;
• aumento da segurança de dados.

Com o aumento das obrigações burocráticas que o Fisco exige, tenha em mente que contar com um bom sistema de gestão contábil é imprescindível para sobreviver no mercado atual. Se ainda há algum processo em seu negócio que ocorre de modo manual, fuja dos erros fiscais e estude uma maneira de se atualizar quanto antes, combinado?