Multa por emissão de nota fiscal errada: riscos, valores e como evitar

Estar em dia com o fisco nem sempre é fácil e alguns descuidos podem fazer seu negócio pagar multa por emissão de nota fiscal errada. Aprenda a evitar esse problema! 

Nenhuma empresa deseja pagar multa por emissão de nota fiscal errada, mas esse é um problema recorrente em muitos negócios. E por que isso acontece? 

Erros humanos, falhas de gestão, desconhecimento da legislação... a penalidade pode vir de diferentes erros e gerar sanções severas. É por isso que trouxemos este tema para o blog da Alterdata!  

A seguir, você vai entender o que configura uma nota fiscal errada e conhecer os tipos de multas aplicáveis e, principalmente, como evitá-las. Boa leitura! 

Por que a emissão correta de notas fiscais é tão importante? 

A emissão de nota fiscal é obrigatória no Brasil, mas esse não é o único motivo para sua empresa realizar esse processo adequadamente. Na verdade, seu negócio tem inúmeras vantagens, como: 

• evita apreensões e problemas com fiscalização durante o transporte; 

• resguarda direitos dos clientes em caso de troca ou reembolso; 

• reforça a credibilidade da marca, que atua em conformidade com a legislação; 

• Promove melhor organização financeira e contábil, pois a gestão das notas dá visibilidade e controle sobre vendas, estoque e histórico, por exemplo 

Portanto, fica claro que muito além de emitir a nota fiscal, a empresa deve investir em uma gestão moderna e eficaz dos documentos.  

Os 9 maiores erros na emissão de nota fiscal 

Uma nota fiscal errada é qualquer documento fiscal emitido com informações incorretas, omissões ou em desacordo com a legislação. Nesse sentido, podemos listar os erros mais comuns:  

1. Dados incorretos na nota (CNPJ, CPF, endereço, inscrição estadual); 
2. Descrição incompleta ou imprecisa de produtos/serviços; 
3. Valores incorretos ou divergentes do contrato/negociação; 
4. CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) incompatível com a operação; 
5. CST, NCM, alíquotas ou impostos indevidamente aplicados; 
6. Inconsistências entre a NF-e e o DANFE; 
7. Erros na numeração das notas fiscais; 
8. Uso de modelo de nota fiscal errado; 
9. Não emitir ou não enviar a nota ao cliente. 

Vale dizer que todos esses casos podem gerar a famosa multa por emissão de nota fiscal errada, que é aplicada por um órgão fiscalizador, como a Receita Federal ou a Secretaria da Fazenda Estadual. 

Em geral, as multas são aplicadas durante fiscalizações de rotina, pela análise do SPED Fiscal e Contábil e até em razão de denúncias. Por isso, a melhor saída é não vender sem nota e estar sempre em conformidade! 

Os riscos: conheça as multas por erro na nota fiscal 

Já cometeu algum desses erros? Saiba que, se ainda não foi multado, as chances são grandes. A cada ano, o governo intensifica as fiscalizações em torno da emissão e gestão de notas fiscais; e sua empresa precisa tomar cuidado. 

As penalidades, de acordo com a Lei nº 8.137/90 para crimes tributários ou regulamentos do ICMS e IPI,podem variar conforme o tipo de erro e a interpretação dos órgãos fiscais. Veja os principais tipos: 

Multa moratória 

A multa moratória é aplicada quando a empresa não cumpre suas obrigações fiscais no prazo estipulado. Geralmente é de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% do valor total do tributo devido. 

Multa punitiva 

Aplicada em casos de erro, omissão ou tentativa de fraude, como: 

• Valor declarado abaixo do real: multa de até 150% sobre a diferença. 

• Não emissão de nota fiscal: até 225% do valor da transação. 

• Erro na alíquota de imposto: até 75% sobre o imposto não recolhido. 

• Divergência entre DANFE e NF-e: percentual variável conforme legislação vigente. 

Em casos graves e reincidentes, a empresa pode até ser responsabilizada criminalmente. E além de todos esses riscos, podemos listar mais alguns impactos negativos: 

• suspensão de atividades até regularização fiscal; 

• exclusão do Simples Nacional; 

• proibição de participar de licitações públicas; 

• dificuldades para obter crédito ou atrair investidores; 
• problemas de fluxo de caixa por escrituração incorreta. 

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Exemplos de erros e multas mais comuns 

Como evitar a multa por emissão de nota fiscal errada? 

Como vimos, a multa por emissão de nota fiscal errada é apenas um dos problemas provocados pelo descuido com essa obrigação legal. Por isso, toda empresa que deseja crescer livre de problemas com o Fisco e de forma saudável precisa pensar no assunto. 

Confira boas práticas essenciais para atuar em conformidade! 

Conscientize a capacite seu time 

A primeira dica é manter seu time treinado e consciente sobre os riscos e os prejuízos de não emitir notas fiscais ou emiti-la de forma incorreta. Isso porque, inúmeros problemas são provocados por descuido e até falta de conhecimento dos responsáveis pelo processo. 

Sua equipe deve saber como usar os softwares e conhecer bem o passo a passo, modelos e informações necessárias. 

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Fique atento à gestão fiscal 

A gestão fiscal é o grande segredo para uma contabilidade precisa e eficiente. Empresas que se dedicam à gestão de notas ficais atuam de forma estratégica, com visibilidade de dados e controle fiscal. 

Naturalmente, isso exigirá um bom sistema de gestão de notas. A tecnologia pode te ajudar a buscar, armazenar e integrar qualquer nota. Ou seja, fomenta uma gestão automatizada, que economiza tempo, dinheiro e, claro, evita erros. 

Faça auditorias regulares 

Outra prática indispensável é a realização de auditorias periódicas. Dessa forma, você consegue identificar erros e problemas de forma antecipada e consegue corrigir antes que o Fisco aplique multas. 

Mais uma vez, uma boa gestão das notas fiscais é fundamental e facilita as auditorias. Já pensou ter que conferir notas manualmente e em papel? 

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Permite download automático de documentos utilizando certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF), facilitando ainda mais o dia a dia do seu time fiscal. 

Além disso, o sistema oferece acesso remoto, permitindo consultar, visualizar ou imprimir o DANFE de qualquer lugar, a qualquer hora. Assim, sua equipe ganha tempo com um processo rápido e seguro. 

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