Como resolver problemas na consulta de notas fiscais

Embora as notas fiscais sejam extremamente importantes, organizar essa documentação ainda é um desafio para muitas empresas. Por isso, algumas delas têm dificuldades em comum durante a rotina, principalmente quando ela é feita na SEFAZ.

Acompanhe este artigo e saiba como resolver os problemas mais comuns relacionados à consulta de NFs.

1 Dificuldade para consultar Notas antigas

A SEFAZ armazena os arquivos XML completos das notas fiscais por um período limitado, geralmente 30 dias. Após esse período, podem ocorrer dificuldades para recuperar notas antigas. E isso pode ser problemático em caso de auditorias ou necessidade de comprovação fiscal.

Como resolver?

A melhor forma de lidar com essa situação é a prevenção. Recomenda-se que as empresas invistam em plataformas de gestão e armazenamento de XMLs. E, assim, garantir o acesso aos documentos fiscais por um período maior.

2 Falta da chave de acesso da nota fiscal

A chave de acesso é um código numérico da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que permite consultar a nota no site da SEFAZ. A falta desse código impossibilita a consulta. Pode ocorrer em situações como a necessidade de verificar uma nota antes da chegada da mercadoria ou em casos de extravio de documentos.

Como resolver?

Existem softwares que permitem a consulta de notas fiscais sem a necessidade da chave de acesso. Essas ferramentas geralmente exigem apenas o certificado digital da empresa e realizam a busca automática nos últimos 30 dias.

3. Bloqueio de consulta por excesso de acessos

Ao realizar muitas consultas de notas fiscais em sequência, o sistema da SEFAZ pode bloquear o acesso por alguns minutos. Essa medida visa evitar sobrecarga do sistema, mas pode atrapalhar o trabalho das empresas, principalmente em períodos de fechamento.

Como resolver?

Uma forma de contornar esse problema é realizar o download das notas fiscais em lote. Existem recursos tecnológicos que permitem baixar diversas notas de uma vez, agilizando o processo e evitando bloqueios de acesso.

4. Lentidão ou indisponibilidade do site da SEFAZ

O site da SEFAZ pode apresentar lentidão ou ficar indisponível devido ao grande volume de acessos diários. Essa situação pode prejudicar a consulta de notas fiscais, especialmente em períodos de maior demanda, como no fechamento de mês.

Como resolver?

Uma alternativa é utilizar softwares de captura automática de NF-es. Essas ferramentas monitoram a SEFAZ e capturam as notas fiscais de forma automática, mesmo em caso de instabilidade do site.

5. Ausência de certificado digital na empresa

O certificado digital é um documento eletrônico que garante a autenticidade e a validade jurídica de documentos digitais. Ele é indispensável para a emissão e consulta de notas fiscais eletrônicas.

Como resolver?

É fundamental que as empresas adquiram um certificado digital para realizar suas operações fiscais de forma regular. Existem diversos tipos de certificados digitais, e a escolha do mais adequado depende das necessidades de cada empresa.

6. Necessidade de consultar e baixar notas fiscais em lote

A consulta e o download de notas fiscais em lote são importantes para agilizar o trabalho das empresas. No entanto, essa função não é oferecida pelo Portal da NF-e.

Como resolver?

Existem plataformas de gestão de NFe que oferecem essa funcionalidade, permitindo consultar e baixar XML, DANFE e DACTE em lote. Além disso, disponibilizam outras facilidades como armazenamento dos documentos, manifesto do destinatário e integração com ERP.

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