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Manter o departamento fiscal organizado é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Nesse contexto, precisamos destacar uma obrigação acessória tributária estabelecida em lei tanto para o emissor quanto para o destinatário: o armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) em formato XML.

Há quem acredite que as versões em papel são mais importantes que os arquivos digitais. Na verdade, porém, são apenas documentos auxiliares. O que importa mesmo é o XML, que contém dados mais completos em relação à transação. O armazenamento de NF-e deve, então, figurar entre as preocupações do escritório contábil.

Para isso, é preciso estar preparado, uma vez que as NF-es não ficam para sempre no banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Para ter acesso a esses arquivos sempre que quiser, portanto, o escritório preciso tê-los em seu próprio sistema. Daí surge a necessidade de uma estrutura para esse armazenamento.

Vale ressaltar desde já que, por uma exigência da Receita Federal, as empresas precisam guardar esses documentos por pelo menos 5 anos, mais o tempo restante no exercício vigente na data de sua emissão, mantendo-os sempre à mão.

Quer saber mais sobre NF-es, XMLs e como fazer seu armazenamento da melhor forma no escritório contábil? Então acompanhe os próximos tópicos!

O que são esses tais arquivos XML?

O que você tem que guardar é que o XML é a versão digital da NF-e. Esse formato segue o padrão de escrituração fiscal nacional e contém as seguintes informações:

• número, data de emissão, série, modelo e valor total da NF-e;
• CNPJ, nome, razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS do emitente;
• CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social do destinatário;
• descrição, unidade, quantidade e valor dos produtos e serviços;
• base de cálculo do ICMS, valor do frete, dos produtos e do seguro, PIS, IPI e COFINS;
• CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e peso bruto);
• forma de pagamento e endereço da cobrança;
• fonte de impressão e outros dados de interesse do contribuinte.

Como armazenar as NF-es e os XMLs?

O processo que permite guardar as NF-es e seus respectivos arquivos XMLs é relativamente simples. Basicamente, basta baixá-los do portal da Sefaz e, em seguida, guardá-los em uma plataforma que garanta seu armazenamento com a devida segurança. Para escolher a plataforma ideal para esse processo, entretanto, alguns fatores devem ser considerados.

Antes de mais nada, entenda: as tradicionais mídias físicas, como discos rígidos, pen drives, CDs e similares, não são completamente seguras, pois podem sofrer avarias ou até mesmo ser perdidas, fazendo com que a empresa fique sem seus arquivos. É preciso, portanto, recorrer a outros recursos.

Com o avanço tecnológico, a computação em nuvem ganhou destaque. Hoje, é uma das melhores apostas para o armazenamento de NF-e. Isso se justifica pelo fato de a nuvem livrar a empresa do risco de receber multas por falta de documentos fiscais enquanto ajuda a manter tudo organizado.

Não só a probabilidade de perda de arquivos na nuvem é muito menor como, além disso, a integridade dos documentos é mantida pelos backups constantes feitos de forma automática.

Outra vantagem do armazenamento de NF-es na nuvem está na facilidade proporcionada ao compartilhamento de informações. Quando documentos são compartilhados pela nuvem, todos os profissionais autorizados têm acesso a eles de forma rápida e segura. Assim, sem a necessidade de fazer impressões, os processos se tornam muito mais ágeis e a organização, mais sustentável.

O que é a computação na nuvem?

Diariamente, a computação na nuvem avança pelas mais diferentes áreas da vida, indo do ambiente doméstico ao segmento corporativo. E por mais que esse conceito pareça abstrato, a verdade é que a nuvem é bastante real. Tanto que a grande maioria de nós já teve algum contato com ela, mesmo sem fazer ideia disso.

Quem usa o Gmail, o e-mail da Google, por exemplo, usa a computação em nuvem a cada consulta que faz à sua lista de mensagens. Quando você verifica sua conta no Facebook ou seu perfil no Instagram, a nuvem também está lá. Se fizer transações no internet banking, você entra mais uma vez em contato com ela.

Basicamente, todos os serviços online estão guardados em servidores de computação em nuvem. E essa é uma das suas grandes vantagens: tudo o que está lá pode ser acessado pelo navegador! É por isso que não é preciso ter um programa do Gmail, do Facebook ou do banco instalado no computador, por exemplo.

Embora a estrutura da nuvem seja invisível para o usuário, é composta por servidores reais, onde as informações são devidamente armazenadas e compartilhadas. É por isso que, a partir do seu navegador, você consegue acessar sites e ferramentas que estão hospedados na internet.

Como são muitas as vantagens do uso da nuvem, vamos focar em uma das maiores: a mobilidade. Com todas as informações disponíveis online, é possível ter acesso aos dados de qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo, desde que tenha acesso à internet. Assim, os profissionais de escritórios contábeis podem trabalhar remotamente, usando as ferramentas disponíveis no ambiente virtual.

Como gerenciar o armazenamento de NF-e?

Quando as NF-es e seus XMLs estão na nuvem, é possível acessá-los facilmente. Além disso, ao adotar uma plataforma adequada, o negócio consegue buscar, gerenciar e armazenar documentos fiscais de diversos modelos.

Com uma boa ferramenta, todas as NF-es recebidas pelos clientes do escritório contábil podem ser importadas automaticamente do site da Receita. Depois, o sistema as armazena com segurança e praticidade. Já as NF-es emitidas podem ser enviadas diretamente para a ferramenta por meio de um aplicativo instalado no desktop.

Além disso, o recurso certo é capaz de proteger os clientes do seu escritório contábil contra fraudes. Como as NF-es emitidas são automaticamente baixadas do site da Receita ou da prefeitura, documentos gerados indevidamente são rapidamente identificados.

Para fazer um armazenamento de NF-e eficiente, o escritório contábil precisa usar um software moderno, eficiente e descomplicado. Isso é essencial para conquistar e fidelizar clientes, pois permite uma prestação de serviço impecável. Se você está em busca de uma plataforma para fazer tudo isso.

Quer mais detalhes sobre a solução? Entre em contato conosco para ver como podemos ajudá-lo!

Quais são as situações em que é necessário cancelar a NF-e?

O mais comum é que o responsável por emitir o documento tenha cometido algum erro e, com isso, a nota precise ser cancelada. Pode ser um engano ao digitar algum número ou listar produtos desnecessários, um erro de cálculo, um equívoco na hora de inserir dados do produto ou serviço ou até falhas ao preencher as informações do remetente, como localização e documentos.

O fato de errar um ou mais itens em uma nota fiscal não é algo definitivo, e o processo pode ser revertido na maioria dos casos — a não ser que a nota emitida já tenha sido reconhecida pelo destinatário.

Nessas situações, ocorre o que se chama de Ciência da Emissão pela parte que vai receber a nota. Ou seja, quando o produto já está sendo comercializado com a nota emitida, não é possível cancelar.

Somente nesses casos o cancelamento não pode ser realizado. Mas há outra opção disponível: aqui, é feita a devolução da NF-e, ação que tem o poder de anular o documento. Entretanto, é preciso lembrar que toda essa cadeia deve ter autorização do Fisco.

Quais são as regras para o cancelamento NF-e?

Antes de entender como proceder com o cancelamento efetivo de nota fiscal eletrônica, é preciso saber que cada documento tem um prazo máximo para ser cancelado. Desse modo e de acordo com a recomendação do Conselho Nacional de Política Fazendária, o responsável pela emissão só poderá fazer o cancelamento em até 24 horas.

Esse prazo, porém, não compreende todos os estados brasileiros. Algumas localidades seguem suas próprias regras de tributação. No Mato Grosso, por exemplo, a nota pode ser cancelada no período de até 2 horas após a emissão. Já no Rio Grande do Sul, o limite se estende por 7 dias.

Se a empresa responsável cancelar a nota após esse tempo, terá que pagar uma multa que varia entre os municípios brasileiros. No caso do Rio de Janeiro, o pagamento da multa pode fazer a companhia desembolsar 1,5% sobre o montante total da nota fiscal.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Como mencionamos, o cancelamento de NF-e é relativamente simples. São 5 passos.

1. Entre no software que emitiu a nota fiscal

Utilizar um bom software de gestão já reduz em grande parte os erros de emissão de nota fiscal. O programa armazena informações e evita que cada campo tenha que ser preenchido individualmente, o que diminui os erros de digitação ou desatenção.

Entretanto, se o cancelamento de NF-e for necessário, o primeiro passo é justamente entrar no software que a empresa utilizou para a emissão na nota.

2. Localize a aba de vendas de mercadoria

Em seguida, é hora de localizar a aba de vendas de mercadoria. Ali você terá acesso às notas fiscais originadas de diferentes transações.

3. Clique na aba de nota fiscal

Uma vez que você esteja na aba de vendas de mercadoria, é hora de clicar na aba de nota fiscal e localizar a NF-e que saiu com erro. Nessa etapa, você já pode solicitar o cancelamento.

4. Preencha o campo “motivo”

Todo cancelamento deve ter um motivo. Aqui, basta explicar qual foi o erro cometido e o próprio sistema enviará um arquivo para a Receita Federal com a justificativa.

5. Aguarde a análise

Por fim, a Receita enviará uma mensagem de confirmação avisando que o arquivo foi cancelado. Essa análise e validação pode levar algum tempo, mas basta aguardar. Se preferir, você pode consultar o status do cancelamento no Portal Nacional da NF-e.

Quais são as dúvidas e dificuldades mais frequentes ao cancelar NF-e?

A seguir reunimos as dúvidas mais frequentes sobre o cancelamento de NF-e. Pode ser que uma delas seja a sua também. Confira!

O que fazer se o prazo de 24 horas foi perdido?

Se você perder o prazo de 24 horas recomendado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária, poderá ter que pagar uma multa. Ainda assim, é possível solicitar o cancelamento até 31 dias após a emissão da nota. Nessas situações, você pode conversar com seu contador para saber como proceder.

A multa gira em torno de 1,5% sobre o total da operação indicada no documento e é emitida pela Receita Federal. Note que o valor aumenta gradativamente a cada nota emitida com erros. De todo modo, a principal instrução é ficar atento ao preenchimento da nota e ao prazo de cancelamento, a fim de evitar prejuízos ou gastos desnecessários.

Como funciona a denúncia espontânea por perda de prazo?

A denúncia espontânea por perda de prazo de cancelamento da nota fiscal deve ser formalizada em processo juntamente a uma das Agências da Receita Estadual. No ato, são informados os motivos do cancelamento que está sendo efetivado fora do prazo em um requerimento. O documento deve ser assinado pelo representante da companhia e acompanhado do comprovante de pagamento da multa.

Com o cancelamento autorizado, o setor vai contatar a empresa comunicando a reabertura do prazo de cancelamento, que será executado pela própria companhia em seu sistema de emissão de notas.

O que fazer se a mercadoria já estiver circulando?

O ideal é evitar que a situação chegue a esse ponto, mas, caso aconteça, você não deve mais alterar a nota fiscal com erro no sistema emissor. Como citado, não é possível fazer o cancelamento da nota nessas condições. O que acontece é uma anulação, e somente em dois cenários:

• se o remetente emitir uma nota fiscal de entrada;
• se o destinatário emitir uma nota fiscal de devolução.

Como funciona a assinatura do pedido de cancelamento NF-e?

O pedido de cancelamento deve ser assinado pela empresa com a assinatura digital — certificada de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Além disso, o pedido também precisa conter o CNPJ do estabelecimento para garantir a autoria do documento. As NF-es canceladas ou indeferidas e os números de sequência inutilizados são então escriturados, sem valores monetários, conforme a legislação tributária vigente.

Agora que você sabe como fazer o cancelamento NF-e, já pode ficar tranquilo quanto ao cumprimento das suas obrigações fiscais. E lembre-se: contar com um bom software de gestão pode fazer toda a diferença nesse processo, evitando uma série de erros que ocorrem por falta de atenção ou falhas na digitação.

Então, aproveite e saiba como otimizar sua gestão fiscal com um ERP!

Embora as notas fiscais sejam extremamente importantes, organizar essa documentação ainda é um desafio para muitas empresas. Por isso, algumas delas têm dificuldades em comum durante a rotina, principalmente quando ela é feita na SEFAZ.

Acompanhe este artigo e saiba como resolver os problemas mais comuns relacionados à consulta de NFs.

1 Dificuldade para consultar Notas antigas

A SEFAZ armazena os arquivos XML completos das notas fiscais por um período limitado, geralmente 30 dias. Após esse período, podem ocorrer dificuldades para recuperar notas antigas. E isso pode ser problemático em caso de auditorias ou necessidade de comprovação fiscal.

Como resolver?

A melhor forma de lidar com essa situação é a prevenção. Recomenda-se que as empresas invistam em plataformas de gestão e armazenamento de XMLs. E, assim, garantir o acesso aos documentos fiscais por um período maior.

2 Falta da chave de acesso da nota fiscal

A chave de acesso é um código numérico da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que permite consultar a nota no site da SEFAZ. A falta desse código impossibilita a consulta. Pode ocorrer em situações como a necessidade de verificar uma nota antes da chegada da mercadoria ou em casos de extravio de documentos.

Como resolver?

Existem softwares que permitem a consulta de notas fiscais sem a necessidade da chave de acesso. Essas ferramentas geralmente exigem apenas o certificado digital da empresa e realizam a busca automática nos últimos 30 dias.

3. Bloqueio de consulta por excesso de acessos

Ao realizar muitas consultas de notas fiscais em sequência, o sistema da SEFAZ pode bloquear o acesso por alguns minutos. Essa medida visa evitar sobrecarga do sistema, mas pode atrapalhar o trabalho das empresas, principalmente em períodos de fechamento.

Como resolver?

Uma forma de contornar esse problema é realizar o download das notas fiscais em lote. Existem recursos tecnológicos que permitem baixar diversas notas de uma vez, agilizando o processo e evitando bloqueios de acesso.

4. Lentidão ou indisponibilidade do site da SEFAZ

O site da SEFAZ pode apresentar lentidão ou ficar indisponível devido ao grande volume de acessos diários. Essa situação pode prejudicar a consulta de notas fiscais, especialmente em períodos de maior demanda, como no fechamento de mês.

Como resolver?

Uma alternativa é utilizar softwares de captura automática de NF-es. Essas ferramentas monitoram a SEFAZ e capturam as notas fiscais de forma automática, mesmo em caso de instabilidade do site.

5. Ausência de certificado digital na empresa

O certificado digital é um documento eletrônico que garante a autenticidade e a validade jurídica de documentos digitais. Ele é indispensável para a emissão e consulta de notas fiscais eletrônicas.

Como resolver?

É fundamental que as empresas adquiram um certificado digital para realizar suas operações fiscais de forma regular. Existem diversos tipos de certificados digitais, e a escolha do mais adequado depende das necessidades de cada empresa.

6. Necessidade de consultar e baixar notas fiscais em lote

A consulta e o download de notas fiscais em lote são importantes para agilizar o trabalho das empresas. No entanto, essa função não é oferecida pelo Portal da NF-e.

Como resolver?

Existem plataformas de gestão de NFe que oferecem essa funcionalidade, permitindo consultar e baixar XML, DANFE e DACTE em lote. Além disso, disponibilizam outras facilidades como armazenamento dos documentos, manifesto do destinatário e integração com ERP.

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Com ele você garante:

• Armazenamento facilitado e seguro dos documentos fiscais NF-e, NFce/ CFe, CTe e NFSe;

• Análise rápida e eficiente de dados fiscais;

• Redução de riscos e erros humanos na gestão fiscal;

• Suporte e atualizações constantes, assegurando conformidade com as leis fiscais.

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Quais são os tipos de programa e as notas fiscais que eles devem emitir?

Entre os diversos programas para emissão de NF-e disponíveis no mercado, há também o gratuito, oferecido pelo governo em parceria da Sefaz com o Sebrae. A principal diferença entre esse programa e os softwares comercializados, é que ele não oferece recursos importantes, como a integração com o sistema de gestão da empresa e automação dos processos.

O programa emissor de nota fiscal é um sistema que simplifica a comunicação com a Sefaz, gerando modelos de documentos eletrônicos com informações preenchidas e validadas de maneira correta. Para além dessas funções, um bom software oferece assinatura com Certificado Digital, enviando automaticamente a nota fiscal para o cliente.

Além disso, ele deve ter a capacidade de emitir e gerenciar os diferentes tipos de nota fiscal, como:

• Nota Fiscal eletrônica (NF-e) — substitui as antigas notas 1 e 1A, sendo obrigatória na comercialização de produtos com incidência de ICMS e IPI;
• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) — registra a prestação de serviços, emitida em formato XML;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) — é obrigatória para empresas do segmento de transporte rodoviário;
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) — substitui o cupom fiscal gerado em impressora ECF, emitida apenas em vendas para pessoas físicas;
• Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) — agrega as CT-es para o transporte de mercadorias. Esse documento agiliza a fiscalização, identifica o material embarcado e reduz o índice de erros no registro de produtos.

Como funciona o emissor de NF-e?

Para compreender a importância de uma boa escolha de emissor de nota fiscal, antes, é preciso entender o que é necessário para a emissão desse documento e como ela é feita. Veja, a seguir, o passo a passo:

• certificação — adquira um certificado digital, documento que confere e valida as informações da empresa;
•  credenciamento — registre o negócio na Secretaria da Fazenda do estado responsável, em todas as UFs em que a empresa estiver atuando;
• contratação de um sistema — contrate um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

A partir desses primeiros passos, a emissão de notas fiscais ocorre da seguinte maneira:

• sistema emissor envia as informações de venda ou compra de serviços e produtos;
• Sefaz procede à validação da transação;
• NF-e é enviada à empresa por meio de arquivo XML;
• Sefaz gera um documento auxiliar (DANFE) que acompanha o produto;
• empresa baixa o DANFE e NF-e, podendo armazenar e enviar os documentos fiscais ao cliente;
• o sistema gera um cupom fiscal para o cliente.

As notas fiscais geradas podem ser utilizadas pela empresa para a escrituração contábil, fechamento de caixa e geração de relatórios.

Quais são as características do melhor emissor de nota fiscal?

O melhor emissor de nota fiscal é aquele que oferece muito mais do que a eficiência na obrigação contábil, facilitando todo o processo. Nesse sentido, uma boa escolha gera economia de tempo e diferenciais competitivos. Isso inclui o atendimento, a gestão dos impostos e a otimização de tarefas. Veja a seguir as principais características que o sistema deve apresentar.

Mobilidade

Antes de optar por um emissor de NF-e, verifique se o sistema pode ser acessado de qualquer lugar. Isso porque, para agilizar as tarefas, o programa deve permitir acesso a todas as funcionalidades fora da empresa, seja por meio de um computador, celular ou tablet.

Para isso, o armazenamento em nuvem é a melhor opção. Além disso, é importante verificar se o sistema conta com criptografia para a proteção de dados. Afinal, isso garante a segurança de senhas e informações.

Cálculo automático de impostos

O emissor de NF-e deve ter a capacidade de memorizar os principais impostos aplicados sobre os produtos constantes das notas fiscais, como ICMS, PIS e Cofins, e fazer o cálculo da taxa tributária de maneira automática, garantindo mais segurança no atendimento às exigências legais.

Comunicação com o contador e clientes

O emissor de notas fiscais deve permitir ao contador da empresa acesso imediato a documentos, relatórios e dados importantes sobre a gestão financeira do negócio. Com isso, é possível centralizar as informações e aumentar a produtividade.

Além da comunicação com a contabilidade, é importante saber como é realizada a comunicação com o cliente. Um sistema eficiente deve facilitar todas as demandas e permitir o envio de uma nota com poucos cliques.

Suporte especializado e ágil

Esse é um aspecto fundamental que deve ser considerado na escolha de um emissor de notas fiscais. Caso tenha dúvidas sobre o uso do programa ou a respeito de um determinado procedimento, um suporte ágil e especializado para atendimento é indispensável.

Dessa forma, verifique se o fornecedor oferece canais de atendimento, como telefone, e-mail e chat. Também é preciso avaliar como ele é realizado, dando preferência à comunicação humanizada. Isso porque, quando o cliente é atendido por uma pessoa, consegue obter ajuda e resolver um problema de maneira mais fácil, pontual e ágil do que em um tratamento robotizado.

Certificação digital e sistema integrado

Um emissor eficiente permite que você assine a nota fiscal com um Certificado Digital e oferece a possibilidade de uma gestão integrada. Isso facilita a comunicação com a Secretaria da Fazenda de seu Estado, com o seu contador e clientes.

Memorização de base de cadastros

O melhor emissor de notas deve apresentar boas funções de memorização para a base de cadastros. Esse é um aspecto diretamente ligado ao aumento da agilidade e produtividade, pois, quando um CNPJ for digitado, o sistema preencherá as demais informações de maneira automática. Isso também é válido para o cadastro de produtos, que serão memorizados com todos os impostos e outros dados importantes, pré-configurados.

O que considerar antes de decidir?

Além dos aspectos mencionados, o principal cuidado ao escolher um emissor de nota fiscal é verificar se o sistema é adequado à empresa. Para tanto, avalie as demandas como número mensal de notas emitidas. Esse é um aspecto relevante porque alguns programas, como os gratuitos, limitam a quantidade.

Nesse sentido, a melhor opção é um sistema sem restrições para emissão de notas, como o Alterdata NF-easy, uma solução desenvolvida para auxiliar na implementação dos documentos fiscais eletrônicos. Esse software especializado conjuga a nota fiscal com a assinatura eletrônica para enviá-la ao site da Receita Federal. Além disso, monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo XML pela empresa.

Como vimos, os sistemas automatizados conseguem agilizar diversas atividades burocráticas e repetitivas na rotina das empresas, aumentando a produtividade e a segurança. Entretanto, saber escolher o melhor emissor de nota fiscal que atenda às necessidades e às características do seu negócio é essencial para que o processo seja eficiente.

Agora que você já sabe como escolher o melhor emissor de nota fiscal, entre em contato com a Alterdata e conheça as soluções que ela pode proporcionar para a sua empresa!

Antigamente, vários pequenos, médios e grandes empreendedores usavam papéis para documentar suas compras e vendas. Hoje em dia, lojas de bairro e profissionais informais ainda trabalham assim. No entanto, agora temos algo completamente digital que facilita a vida de muitos negócios: a NFC-e.

Trata-se da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, e todas as empresas que seguem as normas vigentes no nosso país devem utilizar esse documento. É com ele que o governo consegue fiscalizar todas as transações que estão acontecendo no seu empreendimento.

Mesmo sendo tão importante, muitos diretores de empresas ainda têm dúvidas sobre o seu funcionamento. Afinal, as regras de emissão mudam até mesmo de acordo com o estado! Quer saber um pouco mais sobre o assunto? Então continue lendo o artigo e descubra tudo.

O que é a NFC-e

A NFC-e é um documento fiscal eletrônico voltado ao cliente final e inteiramente alinhado ao SPED fiscal. Ela veio para substituir as antigas Notas Fiscais de Venda ao Consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal que era emitido por impressoras ECF.

Devido às suas características, ela pode emitir o DANFE em uma impressora comum. Isso facilita o trabalho do emissor, que não precisa gastar muito tempo e dinheiro comprando acessórios e requisitando permissões ao governo.

Aliás, o sistema ágil da NFC-e ajuda bastante as organizações governamentais a fiscalizar e combater a sonegação. A partir do documento, o repasse de informações fiscais é facilitado.

Vantagens da emissão de NFC-e

Um sistema moderno e digital costuma facilitar a vida de todas as partes envolvidas no novo processo, não é mesmo? Isso também aconteceu depois da implementação da NFC-e no Brasil — e podemos citar alguns ótimos benefícios neste artigo.

Impressão de cupons fiscais facilitada

Antigamente, quem quisesse emitir notas fiscais precisaria do Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Para utilizá-lo, todo negócio precisaria de uma impressora específica integrada ao Programa Aplicativo Fiscal.

Caso esse aparelho apresentasse algum problema, a situação ficava complicada. Isso porque apenas empresas licenciadas pelo fisco poderiam consertá-lo, burocratizando e dificultando o processo.

Hoje em dia, não temos mais nenhuma dessas dificuldades. Graças à NFC-e, o arquivo é completamente virtual e eletrônico. Sendo assim, o consumidor pode receber notas fiscais impressas em aparelhos comuns.

Redução do uso de papel

Pela característica virtual da NFC-e, apenas o DANFE deve ser impresso ao consumidor. Dessa maneira, deixa de existir a necessidade de imprimir muitos papéis para se manter dentro da lei.

Autorização única da SEFAZ

Agora, não é preciso autorizar cada ponto de venda de uma empresa. Mais uma vez, devido à característica virtual da NFC-e, basta ter uma unidade operacional autorizada e replicar o sistema em um computador de cada filial.

Como emitir a NFC-e

Muitos diretores de empresas confundem a NFC-e com o DANFE, sendo que apenas a primeira vale para fins tributários. De acordo com princípios do SPED, atualmente a fiscalização da Receita Federal só acontece no ambiente eletrônico.

Além disso, a NFC-e conta com informações completas relativas à transação, enquanto o DANFE é apenas um espelho com informações resumidas sobre o evento. Ou seja, este é um documento voltado ao consumidor, não ao fisco.

Sabendo disso, você precisa dos seguintes requisitos para emitir suas NFC-e:

• Inscrição Estadual (IE) em dia;
• impressora não fiscal (deskjet, laser ou térmica);
• computador devidamente conectado à internet;
• credencial na SEFAZ com permissões emitidas pelo órgão fazendário;
• Código de Segurança do Contribuinte — CSC, item dado pela SEFAZ após o credenciamento da empresa;
• Certificado Digital de Pessoa Jurídica, padrão ICP-Brasil. Esse item deve conter o número do CNPJ de algum dos seus estabelecimentos, se houver mais de uma unidade;
• software emissor de NFC-e.

Como visto, seu negócio precisará de uma assinatura eletrônica para validar as NFC-e emitidas. Isso pode ser feito junto a órgãos estatais ou privados que façam a formalização, tais como a Caixa Econômica Federal, Certisign, Serasa Experian ou Docusign.

Para se credenciar na SEFAZ, você precisa verificar como isso é feito no seu estado. Como dito no início do artigo, cada região tem um procedimento diferente. Depois de cumprir todos esses requisitos, você poderá emitir notas fiscais.

O emissor não precisa se preocupar se a internet cair na hora da venda, pois é possível usar a contingência offline. Com esse recurso, ele poderá emitir a NFC-e sem que o Fisco dê uma autorização prévia.

Nesse caso, a empresa só tem uma obrigação: enviar a nota à SEFAZ em até 24 horas depois de efetuar a venda. Dessa maneira, tudo ainda fica dentro dos padrões legislativos.

Importância de ter um software de gestão

Por ser um procedimento virtual, é importantíssimo ter um software de gestão que auxilie o trabalho. Afinal, qualquer empresa pode ter grandes problemas de frente de caixa por não conseguir contabilizar adequadamente todas as transações que forem feitas.

Ter um software de gestão completo e atualizado também é crucial, pois alguns programas antigos ainda não estão prontos para gerar arquivos XML relativos à NFC-e. Sendo assim, dados podem ser perdidos, deixando seu negócio exposto a possíveis fiscalizações.

No entanto, vale ressaltar que algumas regras antigas continuam. Uma delas é o fato de que o emissor é obrigado a guardar todos os cupons fiscais emitidos durante 5 anos. Isso pode ser feito no disco rígido do seu computador, em HDs externos, em serviços na nuvem etc. Mas é fundamental ter um software de gestão que possa ajudar nessa tarefa.

NFC-e 4.0

Desde outubro de 2018, já trabalhamos com a NFC-e 4.0, que trouxe algumas mudanças à Nota Fiscal. E a principal delas é relativa ao processo de consulta da nota. Agora, a URL de consulta tem um padrão que é apresentado no QR Code de cada documento que for impresso.

A formação do QR Code da NFC-e online contém menos elementos, seguindo o padrão internacional ISO/IEC 18004. Enquanto isso, a versão offline segue o sentido oposto, exigindo mais dados.

Gostou do artigo? Entendeu o que é a NFC-e, suas vantagens, como emiti-la e suas modificações recentes? Então assine nossa newsletter para saber mais sobre esse e outros temas relativos à gestão financeira!

1. Não realizar um planejamento tributário

Um erro bem grave que muitos cometem é não fazer um planejamento fiscal. Muitos ainda pensam que realizar esse trabalho é um luxo. Contudo, ele é crucial à sobrevivência de qualquer negócio contábil.

O porquê de isso acontecer é que o Brasil tem uma das cargas tributárias mais difíceis do mundo. Isso se nota não só pela densidade dos impostos, mas também na complexidade instrumental que é o cumprimento de todas as obrigações com a burocracia excessiva da administração pública.

2. Definir as alíquotas erradas

Você certamente já ouviu muito sobre alíquota tributária — a variável do cálculo de impostos, que pode tanto diminuir quanto aumentar o valor a ser pago. Logo, é preciso entender que cada imposto tem sua própria alíquota tributária.

Quando ela é escolhida de forma errada, muitas dores de cabeça surgem ao emitir as notas fiscais, sobretudo em relação ao Imposto Sobre Serviço (ISS) e ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Se uma pessoa vende cursos online, por exemplo, é preciso ficar atenta à alíquota tributária do ISS, que incide sobre a prestação de serviços. Qualquer erro nesse sentido pode levar à sonegação de impostos, gerando multas e outros problemas.

Já a alíquota do ICMS, como sabemos, tem variação em cada Estado. Isso significa que o transporte de um produto entre São Paulo e Mato Grosso pode não ser tributado do mesmo modo que entre Paraná e Minas Gerais, por exemplo.

3. Não ter um certificado digital válido

O certificado digital é utilizado para fazer assinaturas virtuais. A finalidade dessa tecnologia é a de assegurar autenticidade, integridade e validade jurídica a contratos, demonstrações contábeis, Notas Fiscais Eletrônicas (NFS-e) e demais documentos eletrônicos.

É fundamental adquirir um certificado digital que esteja dentro do prazo de validade e que seja emitido nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — a ICP-Brasil.

4. Errar ao emitir as notas fiscais

A NFS-e pode apontar diversos erros por várias razões. O Recibo Provisório de Serviços (RPS), por exemplo, pode apresentar data alterada. É preciso ter em mente que o RPS tem que ter data posterior ou igual à habilitação do prestador do serviço.

Se o código de área municipal não existe, você terá que fazer uma consulta à tabela do IBGE. Agora, se o RPS já está informado, é necessário corrigir a numeração. Por fim, se a Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE) está inexistente é porque o código informado contém erro.

5. Não atentar às mudanças tributárias

É indispensável que você esteja por dentro de todas as mudanças que acontecem na legislação brasileira. Esse é, sem dúvida, um requisito relevante se quiser manter seu negócio funcionando em conformidade com a lei.

Isso evita erros fiscais e fortalece sua autoridade no mercado. Além do mais, você certamente não quer perder dinheiro com cargas tributárias extras e enormes multas, certo?

6. Não conhecer a fundo carga tributária

Quando a gestão fiscal do seu cliente contábil é ignorada, não se sabe quanto é recolhido de tributos. Isso é o mesmo que desconsiderar o valor de insumos e da matéria-prima no processo de produção — ou seja, é tão importante quanto os dados de custos de um negócio.

Portanto, conheça a fundo a carga tributária do empreendimento assistido se deseja ter sucesso no resultado dos serviços prestados.

7. Não saber diferenciar os tipos de notas fiscais

Muitas pessoas confundem NFS-e e NF-e, mas é fundamental diferenciá-las. A primeira é destinada ao recolhimento do ISS, logo, é o documento correto aos prestadores de serviços. Vale lembrar que essa nota tem algumas características diferentes se comparada às outras:

• é emitida depois do término do serviço;
• o prazo de cancelamento vai depender da cidade onde o negócio está localizado;
• é emitida na hora da prestação do serviço;
• o cancelamento só pode ser feito em até cinco dias depois da emissão da nota.

Já a segunda é utilizada para recolher o ICMS, como na venda de mercadorias.

8. Não armazenar as notas fiscais de um jeito organizado

O formato eletrônico da NFS-e é o XML. Esse documento digital inclui dados sobre a transação, incluindo impostos incidentes, e-mail do destinatário, CNAE, regime tributário etc. Normalmente, o tomador do serviço também recebe a nota nesse modelo, que pode ser revertido em PDF.

Esse é um padrão no Brasil, pois facilita a transmissão, fiscalização e armazenamento dos documentos digitais. O que precisa ficar claro é que o armazenamento dessas notas deve ser feito por, no mínimo, cinco anos somados ao não vigente. Se isso não for feito, você certamente vai enfrentar problemas graves com a Receita.

A área fiscal lida com diversas atividades a fim de assegurar o compliance fiscal de um negócio. São muitas as exigências municipais, estaduais e federais a se observar. E um excelente caminho para lidar com esses processos tão complexos é automatizá-los.

Usando as soluções digitais você é capaz de eliminar ou reduzir significativamente os processos manuais. As vantagens são inúmeras, como:

• facilidade em assegurar o compliance fiscal;
• redução do tempo na execução de rotinas, o que aumenta a produtividade da empresa;
• eficiência no pagamento de tributos;
• melhoria da comunicação interna do negócio;
• condições de proporcionar a integração de informações;
• aumento da segurança de dados.

Com o aumento das obrigações burocráticas que o Fisco exige, tenha em mente que contar com um bom sistema de gestão contábil é imprescindível para sobreviver no mercado atual. Se ainda há algum processo em seu negócio que ocorre de modo manual, fuja dos erros fiscais e estude uma maneira de se atualizar quanto antes, combinado?

Os documentos fiscais são mais do que simples formalidades legais. Eles desempenham um papel fundamental na operação diária de qualquer negócio. Mas você sabe realmente o papel de cada tipo de nota e a importância delas no mercado?

Acompanhe esse artigo, entenda as diferenças e descubra se é possível melhorar a gestão da sua empresa.

Afinal, pra que servem as Notas Fiscais?

Os documentos fiscais comprovam transações comerciais, seja de venda de bens ou prestação de serviços entre empresas, órgãos públicos e pessoas físicas. As empresas são obrigadas a emitir esse documento em qualquer operação tributável, mesmo que isenta de impostos. Isso porque eles servem como prova do pagamento de tributos.

Além disso, elas possuem diversas funções, tais como:

• Previnem problemas fiscais: A emissão correta garante que todos os tributos sejam recolhidos de forma transparente, evitando multas e complicações com a Receita.
• Facilitam o controle interno: auxiliam no controle de estoque e no acompanhamento das receitas e despesas, permitindo uma visão clara dos resultados.
• Protegem o consumidor: Com a nota fiscal, o cliente tem a garantia de seus direitos, como a troca ou devolução de produtos.

Esses registros asseguram o recolhimento de tributos, facilitam o controle das operações financeiras e comprovam a legalidade das transações, beneficiando empresas e consumidores.

A maioria desses documentos é emitida em formato eletrônico, facilitando o envio de dados diretamente ao fisco. O objetivo dessa automatização é melhorar a fiscalização e minimizar erros.

Tipo de notas fiscais

Cada tipo de documento fiscal atende a uma necessidade específica dentro das transações comerciais. Conheça os principais:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Registra a venda de produtos entre empresas, substituindo as antigas notas em papel, com praticidade e segurança.
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Emissão obrigatória para prestadores de serviços, assegurando o recolhimento dos tributos municipais.
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): Voltada ao consumidor final e comum no varejo, elimina a necessidade de cupons impressos.
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Documento essencial para o transporte de mercadorias, permitindo controle logístico e fiscal.
• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) e Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): Usados para vendas ao consumidor final e transporte de cargas.

Por que a gestão de documentos fiscais é essencial?

A gestão de documentos fiscais abrange muito mais do que apenas sua emissão. Envolve a organização e o armazenamento adequados, atendendo a prazos legais e garantindo vários benefícios:

• Conformidade Legal: Evita multas e penalidades por descumprimento das obrigações fiscais.
• Controle Financeiro e Estratégico: Auxilia no planejamento tributário e facilita o controle de estoque e fluxo financeiro.
• Segurança e Eficiência: Reduz erros humanos, melhora a produtividade e agiliza a busca de informações, promovendo a transparência e facilitando auditorias.

Como emitir documentos fiscais corretamente?

Emitir documentos fiscais requer cuidado e atenção para garantir que todos os dados atendam às exigências legais. O processo inclui:

• Cadastro nos órgãos competentes e obtenção de credenciais.
• Escolha de um sistema de emissão compatível.
• Preenchimento correto dos dados de transação.
• Assinatura digital com certificado eletrônico.
• Envio e armazenamento do documento.

A atualização constante sobre a legislação fiscal é fundamental para garantir que as emissões estejam sempre em conformidade, evitando problemas com o fisco.

Amplie a eficiência da sua gestão financeira

Investir em um sistema que automatiza o controle de notas fiscais é essencial para empresas que buscam agilidade e precisão na gestão financeira. Por meio dele, é possível reduzir erros manuais, facilitar o acesso às informações, evitar problemas com auditorias e multas por inconsistências.

Nesse sentido, ferramentas como o nf-stock desempenham um papel crucial. Este recurso moderno permite acompanhar os dados em tempo real. Assim, é possível simplificar a busca por documentos, o controle de estoque e a integração com sistemas de contabilidade. 

Além disso, a ferramenta faz os registros de forma inteligente, respeitando as exigências legais, assegurando que as informações estejam acessíveis em auditorias.

Entre em contato com nossos especialistas e descubra como o NF-Stock pode ser um aliado estratégico do seu negócio.

O que é o arquivo XML da nota fiscal?

XML é um formato de arquivo digital que converte documentos com dados organizados. Trata-se de um formato universal e, por causa de suas características, foi eleito como o oficial da nota fiscal eletrônica brasileira.

Esse formato é seguido no país todo, de acordo com o padrão nacional de escrituração fiscal. Mas o que significam essas três letrinhas?

XML quer dizer eXtensible Markup Language, o que pode ser traduzido para linguagem segura, leve e prática.

Leve, porque um arquivo XML não pesa tanto quanto um PDF ou documento de texto. Sendo assim, torna-se mais fácil armazená-lo digitalmente, pois não ocupa tanto espaço.

Ah! É uma exigência legal guardá-lo por no mínimo cinco anos.

Para que serve o XML da nota fiscal?

Sendo o XML o formato padrão de registro de informações, você deve estar se perguntando sobre a função dele na nota fiscal eletrônica.

Bem, antes de te contar, é importante saber que o arquivo do tipo XML é muito seguro e difícil de adulterar. Esse tipo de formato é gerado por um software específico, o mesmo capaz de ler suas informações e convertê-las em outros formatos de arquivo, como o PDF.

Por esse motivo, o XML da nota fiscal eletrônica comprova que a operação comercial ocorreu com total segurança.

Quais são as vantagens de usar esse tipo de arquivo?

Por ser muito seguro e digital, o formato XML garante algumas vantagens para as notas fiscais eletrônicas e, consequentemente, as empresas que utilizam esse tipo de arquivo. Veja quais:

• diminui o uso e os custos com papel;
• sua empresa amplia o espaço físico, porque deixa de guardar arquivos impressos;
• torna prática e simples a troca de informações fiscais entre todos os envolvidos em uma operação fiscal, dos contadores ao Fisco.
• deixa mais fácil a localização de uma nota fiscal específica, pois basta procurar pelo nome do arquivo no sistema.

Outra vantagem do formato XML da nota fiscal eletrônica é que esse arquivo é constantemente atualizado, então tem sua barreira de segurança reforçada constantemente.

A cada nova versão, o layout melhora e estimula a otimização dos softwares que fazem a geração e leitura desse tipo de arquivo.

E como é digital, o formato XML pode ser enviado automaticamente para a contabilidade do seu negócio.

Quais informações são disponibilizadas no arquivo XML da nota fiscal?

Por ser um formato de arquivo com dados organizados, o XML contém uma série de informações obrigatórias que comprovam a operação comercial. Listamos algumas:

• Informações da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de entrada e saída, bem como o valor total da nota;
• Informações do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e IE — ou os dados da pessoa física;
• Informações do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, IE e código do município do fato gerador do ICMs;
• Informações do ICMS: dados sobre a base de cálculo, frete, seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins.
• Informações da operação comercial: descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços;
• Informações de cobrança do comprador: endereço e a forma de pagamento combinada;
• Informações sobre o transporte: tipo de frente, dados do transportador e sobre o veículo (placa e RNTRC) e informações acerca da quantidade, peso líquido e bruto do item.

O XML da nota fiscal eletrônica contém ainda as demais informações adicionais sobre a DANFe que sejam necessárias.

Como extrair XML de uma nota fiscal?

Para ver e extrair o XML de uma nota fiscal, você vai precisar utilizar um programa específico. Caso contrário, a visualização será de um texto simples no navegador ou no bloco de notas.

A abertura e extração do XML garante uma visualização prática, facilitando o gerenciamento do conteúdo. Por meio do programa, é possível ainda gerenciar muitos arquivos XML de uma única vez.

O software Alterdata Shop permite fazer isso. Veja o passo a passo:

1. Abra o software Shop e, na tela principal, clique na aba Contador.
2. Selecione a opção Gerenciador de XML.
3. Se estiver utilizando esse módulo pela primeira vez, alguns dados serão solicitados e deverão ser preenchidos.
4. Preencha os filtros de acordo com os dados que precisa enviar à contabilidade.
5. Note que serão exibidos na tela os arquivos filtrados e habilitados. No topo, três botões se destacam: Extrair XML, Enviar por E-mail e Exportar Excel.
6. Ao clicar na opção Extrair XML, o sistema gera os XMLs na pasta definida em configurações e apresenta a opção de abrir o local do arquivo.
7. Se escolher Enviar por E-mail, o Shop apresenta a tela para confirmar o e-mail, assunto, corpo do e-mail e arquivos XML filtrados. Basta conferir, editando alguma informação se necessário, e clicar no botão Enviar.
8. Em Exportar Excel, o sistema abre uma tela para escolher o local que deseja salvar o Excel dos XMLs filtrados e informar o nome do arquivo.
9. Assim que finalizar, clique no botão Salvar. O sistema apresentará uma mensagem informando que o arquivo foi gerado com sucesso no diretório escolhido.

Viu como é fácil extrair XML de uma nota fiscal?

Quer fazer isso de qualquer lugar? Com a Alterdata é muito fácil. Conheça nosso software para sua empresa!